ホームページの予約システムでできることと｜導入する際のポイントは？

今、様々な所でネット予約をすることが当たり前になってきています。

今やネットで予約ができる時代になり、利用客はいつでも予約でき、予約を受け付ける側も24時間対応ができるようになりました。

この記事では、ホームページ予約システムに関する作成方法やメリット、デメリットなど基礎知識として知っておきたい情報を紹介します。この記事を読んで、ホームページ予約システムに関して少しでも理解が深まれば幸いです。

ホームページに予約システムを導入する4つの方法

ホームページの予約システムを導入する方法を4つご紹介します。

どの方法が一番良いのかは、様々なことを考慮して選ぶ必要があります。

1. 開発会社に依頼する
2. CMSを利用する
3. 予約システム作成ツールを導入する
4. 自作で作成する

上記について、詳しく解説します。

開発会社に依頼する

開発会社に依頼する場合は、予算が必要です。また、自社の業務に合ったシステムを希望している場合は、ソフトウェア受託開発の会社に依頼するのが良いでしょう。

予約システムには、一般的な機能を持ったパッケージと、カスタマイズするものがあります。さらに、オーダーメイド開発を行う方法もあります。

納品までの期間は、数週間から一カ月以上かかる場合があります。オーダーメイドの方が時間がかかる傾向にあります。

良い予約システムを作りたい場合は、依頼する際に、希望するシステムの詳細を伝えることが非常に重要です。

納品時には、テストを行い、依頼先と調整を取り、より良いものを作ることが求められるでしょう。

CMSを利用する

CMSとは、「Contents Management System」の略で、ホームページのテキストや画像、デザイン、レイアウト情報などを一元的に保存、管理するシステムのことを言います。多くのオープンソースが存在し、よく使われているCMSは「WordPress」や「MovableType」です。

基本的に必要な機能があるフリープランの他に、有料プランがあります。ホームページ制作に関する知識が必要ですが、CMSの機能を理解し、確認した上で利用することができます。

しかし、望んでいる機能がないものもあるので、注意が必要です。

予約システム作成ツールを導入する

予約システムツールは、無料のものから有料のものまであります。直感的に操作ができるツールが多いため、使いやすいと言えます。

様々な機能があり、カスタマーサポートがある場合もあります。

一から開発する

ホームページ制作の知識があれば、予約システムも自分で作ることができます。

オリジナルの予約システムを作ることができ、最も合った機能やデザインを使うことができます。自作で作ることができるため、コストを抑えて作ることができるでしょう。

知識がある場合は、自作で一から開発する方法もおすすめです。

ホームページ予約システムを選ぶポイント6選

ホームページ予約システムは様々あり、何を選んだら良いのかわからないケースもあります。そこで、予約システムを選ぶにあたってポイントを6つ紹介します。

• 決済機能
• 顧客管理機能
• 予約管理機能
• 業界別機能
• 料金プラン
• セキュリティ

1.決済機能

予約システムの中には決済機能がついているものがあります。

この機能があると、手動で決済する手間を省けます。また、予約者の無断キャンセルを防止することもできます。さらに、決済費用は予約段階だけでなく、好きなタイミングで徴収することも可能です。

このように決済機能がついたツールを利用することで、自由なタイミングで決済できます。また、入金の確認をする手間を減らすこともできるでしょう。

徴収効率が悪いことで悩んでいる場合にとても便利な機能です。

2.顧客管理機能

顧客管理機能があればより効率的に顧客データを扱うことができます。

予約者のデータをため、一覧を表示することで予約者の情報が集まります。また、予約者のデータをCSV形式、Googleスプレッドシートに出力してあれば、Salesforceなどの営業支援システムと連携することもできます。

このように顧客管理機能も嬉しい機能でしょう。

3.予約管理機能

予約タイプには様々なタイプがあります。

スケジュール設定を運営者側が行い、その中から予約時間を選んでもらうタイプ、自由に時間を予約者が選べるタイプ、自由に時間とスタッフを予約者が選べるタイプなどがあります。

このように様々なタイプがあるので、予約者は利用したい予約タイプの種類を調べておくと良いでしょう。

4.業界別機能

業界ごとにおすすめできる予約システムは異なります。

例えば、予約機能付きのホームページには次のようなものがあります。

• レッスンスクールなどで使える回数券
• レストランの席を予約しておく外部予約
• 美容院などで指名するなどの方法

このように業界により使うシステムも変わってくるのです。機能も増やせば増やすほどシステム連携の幅が広がり、予約上限数が増え料金プランも高くなっていきます。

このことから、どのような予約システムが良いのかを選んでみましょう。

5.料金プラン

料金プランを見るときは、月間の予約受付の上限数とフォーム作成数に注意をする必要があります。

例えば、初期が無料で使える予約システムは機能の制限があり、決済手数料や販売手数料などがかかる場合もあります。

他にも、予約システムによっては、決済手数料のみで使え、予約上限は無制限、販売手数料は0円となるプランもあるため、自分にあっているものを探してみると良いのではないでしょうか。

6.セキュリティ

予約機能があるということは、顧客情報を保存することになるでしょう。

そのためセキュリティは、ある一定のレベルが必要となります。よく使われる「SSL設定（データ暗号化）」「個人情報保護」「不正アクセス検知」です。

さらにセキュリティレベルが高いものもたくさんあるので、どの程度のセキュリティが欲しいかを考えて導入することをおすすめします。

このように、様々な機能が予約システムによりあるのです。その中で、必要な機能をつけ、使いやすいものを選ぶと良いのではないかと思われます。

ホームページ予約システムを導入するメリット5選

ホームページに予約システムを導入すると、以下のメリットがあります。

• 24時間対応可能
• 予約の管理・対応の自動化が可能
• リアルタイムで予約状況が確認可能
• 顧客データの収集・分析が可能
• 当日キャンセル防止につながる事前決済が可能

これらのメリットを1つずつ紹介します。

24時間対応可能

24時間対応というのは、事業者だけでなく利用者にとっても嬉しい機能です。

忙しくてなかなか予約を取ることができないという方も多いでしょう。また、予約システムを利用すると決済機能がついていれば、その場で決済することもできます。

コロナ禍以降、接触をできるだけ避けるようになってきているのが現状です。接触しなくても、24時間対応できるシステムはありがたいですね。

予約の管理・対応の自動化が可能

店頭や電話で予約を受けると、人件費がかかるだけでなく、予約件数が増えるとミスすることもあります。

しかし、予約システムを使えば、この問題を解決できます。ネット上で行うため、自動で受付処理をしたり、予約のリマインドを自動で送ったりすることも可能です。

ドタキャンがなくなり、予約を忘れることもなくなるでしょう。

リアルタイムで予約状況が確認可能

予約システムがあれば、予約情報をインターネット上で確認することができます。また、電話での予約も一括で管理することが可能です。

一括で管理することで、ネットを通しての予約と電話での予約が重なることを防ぐことができます。

事業者側でも、予約状況がどのようになっているかを確認できるため、コミュニケーションも円滑に進むでしょう。

顧客データの収集・分析が可能

予約システムを使えば、顧客情報が集まります。そのデータを利用して分析することができます。

顧客データを使ってマーケティングを行ったり、フォローアップやアップセルをすることもできます。

以上のように、予約システムには魅力的なメリットがあります。

ホームページ予約システムを導入するデメリット2選

ホームページ予約システムを導入することには当然ながらデメリットもあります。デメリットを知ることで、本当に使って良いツールなのかを考える必要があります。

• 設置の工数や費用が必要
• 保守・メンテナンスが必要

上記2点について解説します。

設置の工数や費用が必要

予約システムの導入には工数がかかります。そのため、一から作る場合はシステムを作る知識のある人が必要です。

もし自社でそのような人がいなければ外注することになり、それにより費用がかかってきます。また予約システムを使うことにより初期費用や月額費用もかかるでしょう。

ツールによって大きく費用も変わり、数千円から数万円と幅広くあります。

低予算で行いたい場合は無料の予約システムツールもありますが、色々と制限がかかってきてしまうのでその点を考慮して考える必要があります。

保守・メンテナンスが必要

予約システムには必ず定期的なメンテナンスが必要です。それは、個人情報を扱っているためです。

システムが弱くなると個人情報が流出するだけでなく、データ消失などのトラブルにつながる可能性が高くなってしまいます。

保守やメンテナンスを自社で行うのであれば、専門知識は必要となるでしょう。そのような人材がいない場合は、外注することを考える必要があります。

まずはシステムが弱くなる前に定期的にバックアップを取ることが必要です。手間を減らしたければ、予約システムツールを利用することをおすすめします。

ホームページ予約システムの注意点3選

ホームページ予約システムは、様々な機能がついている非常に便利なシステムです。

しかし、これらの機能をうまく活用するためには注意が必要です。

ここでは、予約システムを導入する前に、注意すべきポイントについて紹介します。

• 必要な機能を精査する
• 対応デバイスを考慮する
• システム機能は集客にならないことを考慮する

上記3つについて、詳しく説明していきます。

必要な機能を精査する

予約システムには多くの機能がついているため、自社にとって必要なものを選択することが重要です。

何が必要で、何が必要でないのかを把握し、不要な機能はできるだけ排除しましょう。自社に適した予約システムを導入することが大切です。

対応デバイスを考慮する

現在、様々なデバイスに対応した予約システムが多くありますが、中にはPCにしか対応していないものもあります。

スマートフォンなど、どのデバイスに対応しているのかを考慮する必要があります。

外出先でも利用できる予約システムは便利であるため、できるだけ多くのデバイスで利用できるようにすることが望ましいです。

システム機能は集客にならないことを考慮する

予約システムの主要な機能は「予約」であることはもちろん、様々な機能を活用することが大切です。

もちろん、分析や集客に繋げることもできますが、集客をメインに考えると、予約システムだけに頼らないことが大切です。

予約システムでは、あくまでも「集客」を目的としたものであることを念頭に置きましょう。

まとめ

予約システムは、様々な機能がついており、非常に優れたシステムです。

ただし、デメリットもあるため、注意が必要です。この記事でご紹介した導入ポイントや注意点などをしっかりと把握し、自分に合った予約システムを選んでみてください。

この記事が、予約システムを導入する際の1つのヒントになれば幸いです。