メール設定のお悩みを解決！
メール設定を基本と注意事項

こんにちは、リクトサポートチームの金子です。

サポートチームでは、クライアント様のメール設定をお手伝いすることがあります。

今回のブログでは、クライアント様からいただいたメール設定についての質問を元に解説してまいります。

このメールがお役に立てれば光栄です。

「POP」と「IMAP」って何がちがうの？

メールの設定でよくいただく質問が「受信方法」についてです。メールの受信方法には2つの設定方法があり、何が違うのかわからないというご質問を多くいただきます。

メールの受信方法には2つ種類があります。

「POP」

「POP」はメールサーバーにあるメールデータをパソコンなどの端末にダウンロードして、端末上で管理をする仕組みです。

わかりやすく例えると、メール＝手紙を郵便局に受け取りに行き、自分で保管をするイメージです。

「POP」受信するメリットは、一度端末でメールを受信してしまえば、インターネットがつながらなくても閲覧や削除、整理が可能です。

逆にパソコンやスマートフォンなどの端末が壊れてしまった場合は、メールを見ることができません。

また原則、端末にメールをダウンロードするとサーバーから消えるため、複数の端末でメールを見れません。

受信する端末が1台もしくは、メールを読む端末が決まっている場合は、「POP」での受信設定をしておくのがおすすめです。

「IMAP」

「IMAP」はメールサーバーに保管されているメールを、メールソフトをつかって読みにいく仕組みです。

先ほどの手紙で例えるなら、郵便局に手紙を保管してもらい、保管されている手紙を見にいくというイメージです。

「IMAP」で受信するメリットは、サーバー上にメールデータが保管されており自動で同期されるため、パソコンとスマートフォンなど複数の端末で利用する場合、同時に同じものを確認することができます。

パソコンからメールを確認すればスマートフォンで見た際もすでに既読状態になりますし、一方の端末から送った送信メールももう一方の端末で確認できます。

またデータがサーバー上に保管されるため、1つの端末が壊れたとしても、別の端末でメールの確認ができます。

デメリットは、メールサーバーにデータが溜まるので、容量の上限に達すると新規でメールを受信できなくなります。

またインターネット環境がないとメールを確認できません。

メールを複数の端末で管理したい場合は、IMAPサーバーでの設定がおススメです。

ちなみにリクトはPOPでの受信設定を推奨しております。

その理由は後程お伝えいたします。

メールが受信されなくなったんだけど何が原因？

次に多い質問として、「メールが急に受信されなくなったんだけど」という質問です。

メールが受信できなくなる主な要因は、メールサーバーに容量が制限されている場合、メールサーバーの容量がいっぱいになっていることがほとんどです。

メールを端末で受信するまでの流れとしては、送られてきたメールは一度サーバーに保管され、メールソフトを使って閲覧しています。

先ほどの「IMAP」の説明でもしてますが、主に「IMAP」で受信設定をしている場合はサーバーにデータが溜まってしまうため、定期的に整理をしないと容量がいっぱいになり、メールを受信できなくなってしまいます。

「POP」でもサーバーに残すという設定をすることで、サーバーに保管したまま複数の端末で同じメールを見ることはできますが、その場合もサーバーにデータが保管されるので、サーバーから削除する日にちを調整し、定期的にデータの整理をするようにしましょう。

メールを複数台の端末で見るときの注意点とは？

「メールを2台以上のパソコンで受信したいんだけど、何か注意することありますか？」

この質問もよく聞かれる質問です。

受信方法を合わせる

まず気を付けることとして、受信方法を合わせるということです。

別々の受信方法を設定していると、例えば1台のみ「IMAP」で設定している端末にてデータを間違えてメールを消してしまったり、端末を初期化してしまうと、他の人もメールが見れなくなってしまいます。

誤作動でメールが消えてしまわないように、メールの受信方法は合わせるようにしましょう。

サーバーに残す設定を合わせる

「POP」で受信設定をする際、画像のようにメールをサーバーに残す設定をしておけば、デフォルトでは14日間はサーバーから消えず安心です。

ですが、設定がバラバラだと、サーバーにメールが残らなかったり、14日より前にサーバーから消えてしまうので、何日後にサーバーから消すのかなど社内で決めておきましょう。

最初にリクトは「POP」での受信を推奨しているとお伝えしました。

ではなぜ「POP」での受信を推奨しているかというと、サーバーに残す設定をしておけば、スタッフが間違えて端末からメールを消してもサーバーに残り、安心して復元できるからです。

他にも、メール設定で気を付けておいた方がいい点はたくさんございます。

「設定してみたけど上手く受信されない」「メールの設定が難しい」などございましたら、ZOOMなどを使って遠隔操作も可能ですので、サポートチームへご相談ください。