プロジェクト管理ツール『Zoho Projects』　- 社内アンケートによるメリット・デメリットも紹介 – 

Zoho Projectsの強み

Zoho Projectsとは、インドのソフトウェア企業であるZoho Corporation（以下、Zoho社）が提供するプロジェクト管理ツール。

プロジェクトに関わるタスクや進捗状況、スケジュール等を一元管理することで、メンバー間の情報共有漏れ、タスクの見落とし等を防ぎ、プロジェクトをスムーズかつ安定的に進行させることが可能です。

弊社では、Webサイトの新規制作やリニューアルといった大まかなフローが決まっているタスク管理にはもちろん、運用中サイトの更新指示等、都度発生する業務においても幅広く活用しています。一般に、特に「ITツール」を導入しようとする際、

• 社員に操作を覚えてもらうのが……
• パソコンへのインストールが手間……
• 費用が高い……

といった「導入コスト」が問題に上がることが多々あります。
Zoho Projectsは、こうしたハードルに対して、

• 感覚的に操作しやすいUI設計
• ブラウザ上で稼働するクラウドツール
• 1アカウント480円／月（年間契約の場合）

とすることで、導入コストの低減に効果を発揮しています。

また、Zoho社が提供するツール全般に言えることですが、優れたカスタマイズ性や多機能な点は、他のプロジェクト管理ツールを圧倒しています。

使いやすさと多機能さ、そして低コストを併せ持つZoho Projectsは、中小企業から大企業まで、シンプルなプロジェクトから複雑なプロジェクトまで幅広く活用できる点が最大の強みでしょう。

Zoho Projectsの主な機能

Zoho Projectsに備わる主な機能をご紹介します。

タスク管理

タスク管理機能では、プロジェクトを小さなタスクに分解して、それぞれに対して担当者を割り当てることで、プロジェクトの進捗を管理します。
タスクを担当者に紐づけるだけでなく、開始日や期限、優先度、工数等を設定できたり、サブタスクによりタスクを細分化したりすることも可能です。

タスクの自動処理も可能

条件に応じて処理を自動化することもできます。
例えば、「ステータスを●●に変更したタイミングで、自動で●●の内容を●●に更新する」といったことができるので、定型的なタスクや処理頻度の高いタスクにとても有用な機能です。

ガントチャート

ガントチャートは、タスクの開始日と終了日、依存関係、マイルストーンを一目で確認でき、プロジェクトの全体像を把握するのに役立ちます。
また、ドラッグ＆ドロップ機能を使用して、タスクの期間や順序を簡単に変更することも可能。

ドキュメント管理

ドキュメント管理機能により、プロジェクトに関連するドキュメントを一元管理することが可能です。
ファイルをプロジェクト内にアップロードし、チームメンバーと共有することで、常に最新の情報にアクセスできるようになります。
また、バージョン管理機能も備わっており、ファイルの変更履歴を追跡したり、必要に応じて以前のバージョンに戻したりすることもできます。

コミュニケーションツール

多数のコミュニケーションツールによりプロジェクトメンバー間における情報共有を円滑に図ることが可能です。
リアルタイムのチャット機能で意見交換をしたり、タスクに付随したコメント機能でフィードバックしたりすることで、プロジェクトを円滑に進めるだけでなく、品質向上にも役立ちます。

レポート機能

レポート機能では、さまざまな観点からプロジェクトを定量的に分析することが可能です。
メンバーの業務負荷を出力したり、予定と実績の乖離具合を調べたりなど、プロジェクトの状況把握と改善に効果を発揮します。
カスタマイズに優れているため、特定の側面に焦点をあてて分析することもできます。

Zoho Projectsの社内クチコミ

Zoho Projectsを使い始めて半年、リクト社内でアンケートをとってみました。

Zoho Projectsのココが良いところ

• レポート機能で作業者のタスクがすぐにわかるので、依頼しやすい
• タスクの前後関係を関連付けられるため、タスクの順番が決まっているプロジェクトで状況把握がしやすい
• タスクにリマインダー機能があるので、タスクの抜け漏れが防止できる
• レポート機能がホントに優秀
• タスク一覧の並び順をカスタマイズできるのが嬉しい
• 工数管理がしやすい
• タスクの繰り返し機能が便利。月初は同様の作業が多く忙しいので、とても重宝している
• 他のプロジェクト管理ツールを使っていたが、すんなりと移行できた
• コーディングできればさらなるカスタマイズも可能な点
• Zoho各ツールと連携できるので、社内でツールの統一ができる
• これだけの機能がそろって費用が1アカウント月額480円から始められるのは素晴らしすぎる

 Zoho Projectsのココは改善してほしいところ

• 通知機能に表示させられない項目もあるので、もっとカスタマイズ性を高めてほしい
• 情報更新に対して、若干、タイムラグが生じるので改善してほしい
• タスクの作業時間を計測できるのは良いが、一覧にしたときに見づらい
• 計測するときに、前作業のタイマーを停止しないといけないのがちょっと手間
• 重いときがある
• ページごとにブックマークに登録できたら良いな
• 日本ではまだ情報が少ないところ
• もっとカスタマイズできるようになってほしい（カスタマイズ性に優れているので、欲が出てしまう）
• コメントにリアクション機能がほしい（他のZohoツールにはあるのに）
• プロジェクトごとに機能を絞り込めると嬉しい

まとめ

Zoho Projectsはまだ日本では耳馴染みの少ないツールながら、低価格から始めることができるので、導入をためらわれている中小企業にはピッタリのツールです。
機能性やカスタマイズ性により、規模の大きなプロジェクトにも対応できるため、企業規模が拡大しても使い続けられるメリットは言うまでもありません。

後発のツールであるため改善してほしい点もありますが、Zoho社はユーザーの意見を意欲的に取り入れる社風。
細かい不具合や問題に対しても真摯に向き合ってくれる点が、安心感を覚えました。

Zoho ProjectsをはじめとしたZohoクラウドソフトウェアスイートにご興味をお持ちの方は、Zoho認定パートナーである弊社のZohoの導入支援サービスをご利用ください。