WEB屋が会社の成長に併せた情報管理の仕方の変化を振り返る

集客の先には情報やナレッジがたまっていきます。
情報を効率よく蓄積・管理するにはどのような方法が考えられるでしょうか。
自社の管理の歴史、方法をご紹介したいと思います。

なぜ情報管理が必要なのか？

一人で管理するのであれば自分だけが管理や整理の法則を把握し、わかる時に取り出せればそれでOK。
でも、複数人になると利用者によってバラバラに保存されてしまい、かえって情報があちこちに散らかってしまい取り出しが大変です。
整理するためのルールが必要になってきます。

今までの情報管理の方法

情報は主に紙（契約書等）とデータです。
創業開始当初のデータは情報量が少なかったこともありMicrosoft Officeのエクセルでデータ管理。
共有フォルダに情報ファイルを置いて数人で編集できるように設定していました。
エクセルで編集者が複数いることでファイルが壊れたり、更新したと思っていた情報が昔の状態に戻ることもありました。
メンバー全員が近くで作業しているわけではなく、遠隔地で作業をすることが多かったので、意思疎通がたいへんだったのを記憶しています。

どんな情報を管理していたのか

Webサイトを作成・更新する時に必要な情報が主な情報でした。
メールなどの設定情報に始まり、様々な情報を管理していました。
嬉しいことにクライアントが増えたのですが、管理する情報量も比例して増え、エクセルで管理することに少しずつ無理が生じてきていました。

導入したのはCRM（顧客管理システム）

現在利用しているのはZohoCRMで３代目のCRMになります。
エクセル管理から脱却し利用しているメリットとしては

• 検索で情報を効率的に調べることができる
• メモも記載でき様々な情報の共有ができる
• 複数人でもストレスなく情報にアクセスできる
• 入力項目に日付や数値など書式を限定できるので複数人で入力しても統一感がある
• メールを送れる機能や情報集計レポートが作成できる

などなど。
たくさんあります。

まとめ

「Web集客」ファンを増やした先には、このようなCRM（顧客管理システム）を積極的に取り入れることで、ファンとの接点を増やすことできます。
より身近な存在になるためにも「顧客管理ツール」の利用をお勧めします。