〜顧客管理・営業支援システム「Zoho CRM」導入事例〜 メール送信業務効率化に成功！

今回は、福岡県を中心とした九州の事業用不動産物件を取り扱っている事業用不動産専門店「株式会社 立地ライズ」営業担当の梅木 秀治さんへのインタビューです。

リクトでは、コーポレートサイトのリニューアルとともに、顧客管理・営業支援システム「Zoho CRM」の導入支援を行いました。

600社を超える顧客データベースが当社の強み

御社の事業内容について教えてください。

当社は事業用不動産物件を専門に取り扱う不動産会社です。オーナーさまに希望の条件に合ったテナントを誘致して、土地を有効活用できるようにサポートするのが私たちの仕事です。

なかでも重要な営業活動として、新規物件情報を見込み客にメールで案内する業務があります。

当社の顧客数は600社以上。この豊富な顧客データベースの中から見込み客を抽出して、メールを送ります。物件にもよりますが、1物件につき約400社にメールを送信。この作業を月に3〜４回のペースで行っています。

メール送信作業に6時間以上も。営業活動の足かせに…

「Zoho CRM」導入の理由について。どんなお悩みがありましたか？

「Zoho CRM」導入前は、1物件のメール送信作業に、営業担当が付きっきりで丸1日かかっていました。膨大な作業量なので隙間時間にやることができなくて。この作業のためだけに、休日出勤していました。

今このタイミングでお客さまのところへ挨拶に行きたいのに行けなかったり、逆に、どうしても行かなければならない商談があって、メールをタイムリーに送れなかったり…。営業活動の足かせになっていましたね。

具体的にどんな作業をしていたんですか？

600社を超える顧客データから見込み客を抽出して、会社名や担当者名の入力を一社一社、手作業で行っていました。

エクセルを使って基礎情報は管理していましたが、一元化されておらず、商談履歴などは乱雑で、いつのものかも分からないほどでした。

同じ内容のメールを一斉送信する不動産会社もあるのですが、当社の方針として、会社名や担当者名を入れて送るというルールがあるので、余計に時間がかかっていましたね。

エクセルの使い勝手も悪く、集中力も続かないから、送りミスや漏れも多かったです。

作業時間が6時間から30分に大幅短縮。営業活動に全集中！

「Zoho CRM」活用による具体的な成果を教えてください。

1物件につき30分ほどでメールを送信できるようになりました。以前は6時間以上かかっていましたから、330分の大幅短縮です。おかげで休日出勤も減り、本来の営業活動に集中して望むことができています。

作業工程としては、物件の紹介文を書いたら、見込み客を検索にかけて、顧客リストにチェックを入れるだけ。スピーディーかつストレスフリーだから、送りたいときに送れます。なんなら毎日でも送れます（笑）。以前のように、未送信の物件が溜まってしまうこともなくなりましたね。

最速でメールを届けられる。競合他社にスピードで勝つ！

商談や成約につながる確率がアップしました！新規物件の情報入手からメールを送信するまでの時間が短縮化されたことで、競合他社のどこよりも早くお客さまにメールを届けることができるからです。

不動産を売却するオーナーさまの多くは、同時に複数の不動産会社に問い合わせをすることがほとんど。ですので、複数の不動産会社が比較されることになります。

そこで、勝負の決め手となるのが、スピードです。最速でメールを届けることができれば、商談につながるチャンスも増えるというわけです。いい物件ほど数分の違いが勝負を分けますからね。

実際、新たな物件情報が他社より遅れて入ってきた場合でも、当社のほうが早くメールを送ることができるので逆転勝利！成約につながったケースも多いんですよ。

ストレスなく作業できる！こまめな情報入力が習慣化

「Zoho CRM」を導入して良かったことはありますか？

インターフェイスが見やすく、直感的な操作性でわかりやすいです。ストレスなく作業できるので、日々の営業活動や商談状況をこまめに情報入力することが習慣化されました。

自分の情報が他のメンバーの役に立つことがイメージできるので、やりがいも感じられます。

外出先からデータにアクセス！タイムリーに情報共有

外出先からスマホでデータにアクセスでき、商談の進捗状況をタイムリーに共有できます。

私たちの仕事はスピードやタイミングが命です。最近はコロナ禍の影響で、テナントさまが都心部から郊外にターゲットを変更したり、担当者が頻繁に変わったりするので、営業担当がそれぞれに得た情報をすぐに共有できるのは、より効果的な営業アプローチをする上で、大きなメリットになっています。

予算内でホームページリニューアルとCRMシステム構築を実現！

「Zoho CRM」導入の経緯について教えてください。

会社のホームページのリニューアルをリクトさんにお願いしていました。そのやりとりの中で、ホームページに顧客管理システムの機能を搭載できないか、相談していました。

すると山口社長から、ホームページと顧客管理システムは切り離して考えたほうが低コストですむし、使いやすいとのアドバイスをいただいて。「ZOHO CRM」をご提案いただきました。

当社の業務特性や課題に合わせてCRMシステムをカスタマイズし、快適に利用できるようにサポートしてくれました。予算内でホームページのリニューアルと当社にマッチしたCRMシステムを構築できたので、とても満足しています。

圧倒的なコスパと、困ったらすぐに相談できる安心感

「Zoho CRM」を選んだ決め手を教えてください。

一番の理由は、圧倒的なコストパフォーマンスです。

同種サービスを2、3社ほど比較検討しましたが、当社の契約プランの場合、「Zoho CRM」の利用料金は他社の10分の1以下。初期費用も一切不要。それでいて機能も豊富で、使い勝手も申し分なかったです。

あとは、困ったらすぐにリクトさんに相談できるという安心感も後押しとなりました。リクトさん自身も「Zoho CRM」を利用されていて、運用の仕方を熟知されていましたから。

今後は「Zoho CRM」の機能を最大限に活用して、このデータベースを武器に顧客アプローチの可能性を広げていきたい。競合他社に勝つために、当社の強みを増やしていきたいですね。

──取材にご協力いただきまして、ありがとうございました！

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